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Case Gifu

Como o Planejamento e Controle da Produção é capaz de melhorar a Gestão do Tempo em um restaurante.

Introdução

 

O Nikkei é uma empresa que tem como proposta oferecer uma experiência culinária nipo-peruana de alto nível para seus clientes. Inaugurado em novembro de 2016, o restaurante possui cerca de 50 colaboradores e funciona durante toda a semana nos horários de almoço e jantar. A operação do restaurante é dividida em três pavimentos, sendo a cozinha, os armazéns de estocagem e escritórios administrativos localizados no subsolo, o salão de atendimento, caixa e sushi bar no térreo e o bar com outro salão para atendimento no mezanino.

 

Atualmente, o atendimento ao cliente é feito de duas formas: pratos à la carte e rodízio de pratos quentes e frios. Neste serviço existe uma reclamação recorrente dos clientes por meio de comentários na internet ou até mesmo in loco devido à demora em servir os pratos pedidos. Esse problema latente é reflexo de outros como: processos de atendimento ao cliente não padronizados; falta de atividades de produção bem definidas e ausência de atribuição de responsabilidade, em especial no sushi bar, e a presença de uma equipe não engajada e com sensação de sobrecarga.

 

Esse atraso nos pratos implica, de maneira especial, na não fidelização de clientes e em uma divulgação negativa da marca. Tudo isso pode se refletir em uma queda de faturamento no longo prazo. O sintoma de atraso no atendimento aos clientes, visto da ótica da produção da cozinha, pode ser atribuído também ao extenso número de produtos no cardápio com processos de produção diferentes. Por não terem uma demanda prevista e um planejamento de produção voltado para atender essa demanda especificada, alguns pratos com baixa demanda causam desordem na cozinha e implicam no desperdício de matérias primas específicas por vezes muito caras. Tudo isso afeta diretamente a margem de lucro do restaurante, aumentando os custos.


 

 

 

 

 

 

Tudo isso justifica uma Gestão por Processos, Organograma e Planejamento e Controle da Produção, mais focado na parte de Gestão de Estoque, resultando em escopos que servirão como referência para o desenvolvimento das entregas.

 

Em suma, este case tem como função apresentar como foi o decorrer do projeto em relação aos objetivos do restaurante Nikkei ao contratar o Grupo Gestão.
 

 

Desenvolvimento

           

O projeto dividiu-se em etapas, as chamadas SPRINTS, que cada uma resolveria uma demanda de resolução de problemas do restaurante Nikkei.

 

A primeira SPRINT correspondeu ao planejamento e iniciação do projeto. Nessa fase, podemos planejar como iria se decorrer o projeto ao longo de sua duração. Para isso, fomos conhecer a empresa, conhecer os funcionários e aplicar questionários para observar aspectos de como os funcionários observavam o funcionamento atual do restaurante.

 

Começamos então a execução do projeto pela frente de organização da empresa. Para resolver essa frente, aplicamos dois escopos do Grupo Gestão, a Gestão por Processos e o Organograma.

 

A Gestão por Processos é um escopo voltado a mudar o funcionamento de uma empresa, levando-a a funcionar toda baseada em execução e controle de processos. A partir desta ideia, mapeamos os processos elencados como principais pelo cliente, usando a metodologia BPMN como referência. Depois de mapeá-los, realizamos uma análise crítica do comportamento de cada processo na empresa, levantando pontos de visão de cada stakeholder do processo e os resultados obtidos de cada um, conseguindo assim, propor melhorias para cada processo, de forma a obter a sua forma ideal e poder redesenhá-lo dessa forma. Após encontrar a forma ideal, tivemos que implementar essa nova maneira, conversando com cada ator de cada processo como aquele processo iria funcionar. Para controlar a efetividade desse redesenho, foi criada a gestão de indicadores, onde levantamos indicadores de desempenho para cada processo e, a partir de um sistema desenvolvido, podemos monitorar e controlar o desempenho de cada processo.

 

O Organograma é um escopo que tem como função padronizar e estabelecer a hierarquia estrutural da empresa. No Nikkei existia um problema tanto de hierarquia como de comunicação, onde os funcionários se perdiam em com quem tirar dúvidas, com quem responder e quem eles tinham autoridade. Com isso, o Grupo Gestão levantou todos os cargos existentes na empresa, levantando todas as suas características e suas atividades, podendo assim analisar, junto aos sócios da empresa, como seria a melhor forma de organizar hierarquicamente a empresa. Dessa forma, foi entregue o organograma visual da empresa e um manual de atribuições de todos os cargos da empresa.

 

Após terminar a parte mais organizacional da empresa, o projeto de desenvolveu para a parte mais analítica, onde se desenvolveria a parte de Gestão de Estoque e Planejamento e Controle da Produção.

 

No Planejamento e Controle da Produção, fizemos duas análises :

 

1. A Curva ABC. Na Curva ABC, podemos observar a relevância de cada produto ofertado para o cliente. Classificamos, basicamente, quais são os produtos que são mais relevantes para o faturamento do restaurante. Usando a Lei de Pareto, onde 20% dos seus produtos representam 80% das suas vendas, podemos classificar todos os produtos do restaurante em três categorias: A, que representam os produtos mais vendidos( 70% do faturamento total); B, produtos de venda mediana ( 20% das vendas) e C, produtos de poucas vendas ( 10% do faturamento). Assim, traçamos estratégias para cada tipo de categoria de classificação para cada tipo de produto( bebidas, rodízio, a la carte), para que o restaurante possa tomar medidas a aumentar as vendas dos seus produtos. Podemos observar claramente, após este estudo, quais produtos deveriam continuar no cardápio, quais deveriam sair e quais deveriam ser postos em promoção por exemplo.

2. A Análise de Demanda, onde, para melhorar a produção de todos os pratos da empresa, analisamos através de dados qual era a demanda de cada prato através do tempo, para assim planejar e organizar melhor como seria a demanda e organização de cada dia de insumos para o restaurante. Isso possibilitou uma redução de insumos e uma melhor organização e rapidez na preparação dos pratos.

 

A Gestão de Estoque se baseou em criar um sistema de gerenciamento de estoque e também boas práticas para a sua organização.

  • o sistema criado para gerenciar o estoque do restaurante Nikkei foi desenvolvido de maneira a facilitar tanto a sua visualização real do estoque, como a sua verificação temporal. Logo, foram criados funções que permitiram o controle do histórico de insumos da empresa, o controle de saídas e indicadores determinísticos para a averiguação de níveis de atuação do restaurante, como desperdício e margem de lucro.

  • foi aplicado o 5S, metodologia que se baseia em boas práticas a serem aplicadas em um estoque, de maneira a organizá-lo em 5 sensos : Organização, Limpeza, Disciplina, Padronização e Utilização. Dessa forma, podemos facilitar todos os processos relacionados ao gerenciamento de estoque do restaurante.

 

A entrega em si se baseou em documentos como todas as percepções e análises feitas pelo Grupo Gestão, onde estavam contidas como é o funcionamento do restaurante, suas complicações e como resolvê-las. Foram entregues também planilhas para o monitoramento e controle de vários aspectos levantados que merecem uma análise de dados contínuas, para que sempre o Nikkei esteja otimizando a sua operação.

 

Conclusão

               

O projeto em si, desde a sua idealização nas negociações feitas pelo Grupo Gestão e o Nikkei, tinha como propósito a sua otimização, mais no sentido de automatização de processos, isso devido á distância que os sócios tinham com a empresa, por seus compromissos por fora.

 

O principal resultado do projeto, a princípio, foi a facilitação do monitoramento de certos processos da empresa, principalmente os de estoque, atendimento e financeiros. As entregas possibilitaram criar uma melhor gestão por indicadores, onde pode-se ver exatamente por número como está o funcionamento da empresa, e isso possibilita a melhoria da análise da operação da empresa e formas de pensamento de otimizá-la, tudo isso representado pelas planilhas e documentos apresentados

 

As entregas também possibilitaram a melhoria no gerenciamento em geral do restaurante, onde as planilhas otimizaram processos feitos no restaurante, possibilitando a facilitação na operação e a melhoria na qualidade do trabalho dos funcionários.

 

Os resultados financeiros em razão da aplicação das entregas ainda poderão ser observados, devido a essa análise precisar de tempo para ver o real impacto do projeto na rotina do restaurante.