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Case Guará

Planejamento e Controle da Produção para uma melhor gestão interna. 

Introdução 

Fator marcante na história do país, o café está presente na mesa do brasileiro pelo ano inteiro e, segundo a ABIC (Associação Brasileira da Industria de Café), 97% dos brasileiros consome café e 85% consome o produto diariamente.

Dentre o grande número de empresas torrefadoras de Café espalhadas pelo país, uma se destaca como a maior torrefadora de café do Centro-Oeste só atuando no mercado do DF e entorno, a Café do Sítio. Fundada em 1967 a Café do Sítio se consolidou no mercado da capital e entorno, presente em praticamente todos os mercados espalhados pela cidade.  Atualmente a empresa produz de 40 a 50 toneladas de café diariamente e possui uma carta de produtos ampla, produzindo desde o café tradicional até cappuccinos e uma linha Premium.

Buscando o crescimento consciente da empresa, o controle de suas operações, a diminuição de gargalos na produção e a estruturação para certificações como a ISO 9001, a Café do Sítio firmou contrato com o Grupo Gestão para que este realizasse um estudo dos processos e operações do sistema produtivo da empresa.

Este estudo foi realizado a partir do mapeamento de todos os processos da cadeia produtiva da empresa e análise das vendas realizadas do ano de 2013 até 2017. Com posse desses dados, o Grupo Gestão montou o Planejamento e Controle da Produção da Café do Sítio, que consistiu na estruturação de uma ferramenta para realizar a previsão da demanda de todos os produtos, o levantamento do lote econômico de produção dos produtos, considerados pela empresa como os principais, e por fim a estruturação da analise da Curva ABC dos produtos da empresa ano a ano, de 2016 a 2019, e uma análise que apresenta a Curva ABC da empresa no momento da pesquisa.

Desenvolvimento

 

O projeto teve duração de 50 dia úteis e foi iniciado com o mapeamento dos processos da cadeia produtiva da empresa (as is) e a partir da sua análise, caso necessário, sugerir um novo modelo para o processo (to be). Para a realização destes mapeamentos utilizou-se o software Bizagi e a notação BPMN. Os processos mapeados foram: Recebimento do café, Pré-limpeza do café, Torrefação, Moagem, Envasamento a vácuo e em almofada, Criação de Blend, Análise de compra e recebimento do café. Para a construção desses mapeamentos foram realizadas entrevistas com os atores de cada processo, isto é, o funcionário que desempenha a função daquele processo e com os gestores e diretores da empresa e, por fim, um acompanhamento do processo produtivo completo pela equipe.

Após a concepção dos mapeamentos avaliou-se que não seria necessária nenhuma alteração no sistema produtivo da fábrica na questão de processos, devido ao fato do processo produtivo do café ser bastante simples e em sua maior parte ser realizado por maquinário especializado. Para finalizar esta parte do projeto, apesar de não fazer parte do escopo do projeto, a equipe montou o SIPOC de todos os processos mapeados, visto que a Café do Sítio deseja obter a certificação ISO 9001 e esta documentação é uma das fases iniciais do processo de certificação.

Tendo finalizado a etapa de mapeamento de processos do projeto, deu-se início a fase seguinte do estudo do Planejamento e Controle da produção da Café do Sítio. Todos os estudos realizados tomaram como base o número de vendas realizadas de cada produto do ano de 2013 a 2017, esses dados foram disponibilizados pela própria Café do Sítio e foram de suma importância visto que sem eles, não seria possível a realização dos estudos propostos. Em posse dos dados, a primeira etapa foi a construção de uma ferramenta que viabilizasse a previsão da demanda de todos os produtos produzidos mês a mês e semana a semana. Para tanto construiu-se um sistema em Excel que, a partir da alimentação dos dados de vendas, seria possível gerar a previsão dos próximos períodos mensal e semanalmente até o ano de 2042. Este é um fator muito importante porque as previsões geradas pelo sistema só serão verdadeiras se o cliente o alimentar de maneira continua, desse modo, para que fosse possível, o sistema foi dividido em duas partes: a alimentação, onde os dados de vendas posteriores ao projeto serão adicionados; e análise, onde estarão as previsões de demanda, Curvas ABC e o estudo de lote econômico de compra dos produtos. Os métodos utilizados para a previsão de demanda foram: Média móvel 3, Média móvel 4 e duas suavizações exponenciais, estas previsões estão disponíveis tanto para as previsões mensais quanto para as semanais. Optou-se em disponibilizar estes quatro métodos para que o cliente tivesse uma base forte para a tomada de decisão sobre a quantidade que deveria ser produzida de cada produto no período.

       

A Curva ABC é uma análise onde é possível avaliar o desemprenho ou o impacto de um produto na operação total da empresa. Para a Café do Sítio foram criadas as curvas ABC dos anos de 2016 a 2019 além de uma última que realiza a analise geral de todos os anos de 2013 até o momento atual da análise, esta curva é atualizada da mesma maneira que as previsões de demanda são alimentadas a partir do número de venda dos produtos que deve ser atualizado a todo momento no sistema. A partir de todas as análises foi possível observar o desempenho de cada produto e a partir apresentar ao cliente quais os produtos que mereciam investimento e os que deviam ser descontinuados.

         

Os produtos levados em consideração para a criação dos lotes econômicos de produção foram todos da linha a vácuo e linha padrão e o Café em grão de 10 Kg, considerados os produtos principais da marca, pelo cliente.

         

Além das entregas definidas no escopo foi realizada uma grande entrega extra: a estruturação da área de qualidade a qual estava bastante defasada em relação ao demandado por uma empresa do porte da Café do Sítio. Para esta estruturação foram definidas as rotinas da área associada a criação de um modelo de avaliação de desempenho de cada passo do processo produtivo que se deu com base em folhas de avaliação dos indicadores de cada processo estes indicadores assim como as rotinas da área de qualidade foram definidos juntamente com a gerente encarregada e, para a consolidação dessas informações e posteriores análises, foi criado outro sistema em Excel onde é armazenado os dados levantados nas folhas de avaliação de cada processo e a partir desses dados é possível avaliar o desempenho de alguns processos nos quesitos numéricos como, por exemplo, quantos sacos de café de um determinado produto rasgou no mês de janeiro, quanto monetariamente, quanto foi perdido com retrabalho de café a vácuo em dezembro.

 

Conclusão 

 

Após a realização do projeto,foi relatado pela gerente de qualidade no momento, que seu trabalho foi simplificado, havia menos retrabalho e este estava mais direcionado visto que as rotinas criadas associadas aos indicadores levantados indicavam onde era necessário a atuação da gerente para a padronização da qualidade do produto de form que a eficiência da área subiu consideravelmente.

A partir das entrevistas realizadas nos mapeamentos, das visitas realizadas pela equipe e pela analise de 2016 a 2017 das Curvas ABC foi observados pela equipe que um dos produtos do cliente só gerava despesas extras visto que sua operação era muito dificultosa gerando diversas quebras na máquinas a qual necessitava de manutenção constantemente gerando paradas constantes na linha produtiva e por consequência custos altos desnecessários além de não trazer retorno satisfatório da operação e de ter um impacto insignificante no desempenho das vendas da empresa. Sendo assim, foi indicado ao cliente a descontinuação da produção desse produto o que geraria impacto positivo nas contas da empresa.

           

A previsão de demanda auxiliará, até 2041, na tomada de decisão da quantidade que deve ser produzida na operação visando uma produção mais enxuta, menos custosa e mais eficiente.

Tais resultados gerados pelo projeto levaram o Grupo Gestão a ser reconhecido com o prêmio de projeto a de Alto Impacto da Concentro em 2017. Esse prêmio é concedido ao melhor projeto realizado entre todas as empresas júnior do Distrito Federal no ano em questão.

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