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Case Croácia

Obtendo um controle de produtividade através de um Espelho de Produção eficaz.

Resumo

O projeto descrito foi realizado em uma empresa produtora de bolos e doces para casamentos e festas em geral. Por motivos de sobrecarga produtiva, problemas organizacionais e atrasos nas entregas dos doces, a empresa procurou solucionar essas questões de gestão da produção, evitando perder credibilidade no mercado e ter um controle melhor da produção.

Assim, ficou acordado a elaboração de um Espelho de Produção para a empresa, que englobaria os principais doces produzidos e seria possível estimar a quantidade produzida e o tempo gasto para isso, podendo assim controlar o ritmo da produção e garantir o cumprimento dos prazos de entregas.

O projeto exigiu uma colaboração grande entre a equipe e a empresa, foi necessária consulta a dados internos, além de visitas constantes a ela, para realizar todas as atividades necessárias para a elaboração da entrega final. 

Introdução

A demanda surgiu da necessidade da empresa contratante montar um espelho de sua produção com informações detalhadas sobre o desempenho dos recursos humanos e materiais, assim como os seus gargalos, e aperfeiçoá-lo da forma mais quantitativa possível. Por não saber a sua capacidade produtiva e de recursos, a empresa vinha lidando com sérios problemas quanto aos atrasos em relação às suas entregas, acarretando, assim, na perda de clientes e qualidade de serviço.

A empresa produtora de bolos e doces já havia realizado um projeto com a empresa júnior. Por conhecer o potencial desta, buscou a solução da uma sobrecarga produtiva que estava acontecendo na empresa, evitar atrasos em suas entregas, má gerenciamento de suas atividades, a empresa almejava um espelho de sua produção.

A equipe designada pelo projeto foi selecionada com base nos conhecimentos sobre Gestão de Processos e Simulação de Sistemas, competências necessárias para a realização da entrega final. Além disso, o projeto tinha uma duração relativamente longa e um escopo que exigia conhecimentos importantes em Engenharia de Produção, assim, a escolha exigia uma equipe com experiência.

A metodologia utilizada foi análise dos pedidos realizados pela empresa em 2012, identificação dos doces mais impactantes na produção da empresa através da utilização da análise de Pareto. Após isso, foi realizado o Mapeamento dos processos de produção desses principais doces, coleta do lead time de produção, o tempo de produção dos doces, e a realização da simulação desses processos para criação do Espelho de Produção, adaptável a qualquer situação que surja na empresa. 

Desenvolvimento

O escopo do projeto englobava os seguintes pontos a serem trabalhados:

  • Identificar e mapear os processos dos produtos críticos à produção;

  • Recolher os dados do lead time da produção;

  • Analisar gargalos, possíveis redesenhos e oportunidades de melhoria nos processos;

  • Simular a situação atual da empresa contratante;

Esperava-se ao final do projeto obter um espelho da produção da empresa produtora de doces, com informações detalhadas sobre o desempenho dos recursos humanos e materiais assim como os seus gargalos. Com o mapeamento dos processos de produção o patrocinador do projeto estaria apto a gerenciar de forma eficaz as entregas de pedidos, podendo aumentar ou reduzir o ritmo de produção de acordo com a demanda e, se necessário, bloquear as vendas no momento em que for atingido o máximo potencial da capacidade instalada.

A empresa contratante iniciou suas atividades como uma empresa familiar, de pequeno porte em virtude do talento que o casal fundador possuía em fabricar bolos e doces. Assim, o negócio foi crescendo, e não foi realizado um planejamento eficaz que acompanhasse esse processo. Pela falta de conhecimento gerencial, a empresa contratou um consultor econômico para sanar os problemas gerenciais. Esse consultor encontra-se lá até hoje e ele quem buscou o serviço da nossa empresa júnior para otimizar seu serviço.

O projeto aconteceu durante o primeiro semestre do ano, durou cerca de três meses, e aconteceu na época de férias e início do semestre letivo da instituição de ensino. Isso contribuiu para o sucesso do trabalho, pois foi um projeto bastante exigente e se ocorresse em um período crítico da faculdade, possivelmente sobrecarregaria a equipe.

Antes da data contratual de início do projeto, a empresa júnior separou três consultores para um mês de capacitação. Por ser um projeto com um escopo relativamente novo, foi necessário esse tempo de formação para que o projeto atingisse as expectivas dos stakeholders. Com isso, a primeira formação da equipe foi estabelecida. Logo em seguida, seriam necessários mais dois consultores, que foram retirados diretamente do programa trainee, graças ao seu destaque no mesmo. Assim, a equipe do projeto estava formada.

A equipe de projeto possuía cinco membros, definida entre um gerente e quatro consultores. Era feito uma escala semanal para equipe fazer visitas à empresa e coletar os insumos necessários. Dentro do projeto era imprescindível a gestão do conhecimento, sendo assim, reuniões semanais ocorriam, foram utilizados softwares de compartilhamento de arquivos no computador e a comunicação da equipe era muito importante, respeitando reuniões, e-mails e trocas de mensagens com o uso de smartphones.

A fábrica de bolos e doces era dividida em departamentos. Cada departamento era responsável por um tipo específico de produtos, como no caso do departamento de Panelas, onde eram produzidas as massas que eram distribuídas nos outros departamentos. Outros doces eram produzidos de acordo com a padronização da empresa, distribuídos em setores como Caramelos, Bolos, Trufas, Casquinhas, Bem Casados e Brownies.

Para o sucesso do projeto, foi necessário a coleta de informações sobre a produção da empresa. Assim, como o projeto aconteceu no início do ano, foram coletados todos os dados dos pedidos feitos no ano anterior, 2012. A empresa não possuía um gerenciamento dos pedidos adequado, assim, os pedidos eram guardados no computador sem nenhum tipo de organização e padronização. Isso gerou um trabalho muito grande para a equipe de projeto, onde os pedidos foram separados por mês, identificando os doces em comuns e a quantidade. Devido à falta de padronização dentro da empresa, onde alguns doces possuíam diferentes nomes para um mesmo produto, foi necessário a constante validação e correções de equívocos feitos, o que gerava retrabalho da equipe. Por fim, essa tabulação de dados levou um tempo maior do que havia sido planejado no início.

Com a análise do número de pedidos de cada doce, foi necessária a aplicação de um método para selecionar os mais impactantes. Seguindo por esse raciocínio, foi escolhido a Análise de Pareto, que implicaria que somente 20 % dos doces seriam mais impactantes que os outros 80 %. Essa análise era necessária, pois era inviável a equipe fazer a análise de todos os doces devido a enorme quantidade desses. Foi realizada a Análise de Pareto em cada Departamento então, garantindo que não faltaria nenhum doce que realmente tive impacto na produção da empresa. Mesmo com a análise definida, era importante validar com os chefes de cada departamento se eles concordavam com a veracidade dos dados, colhendo informações sobre a falta de algum doce ou a presença de algum doce improvável. A validação foi de grande importância para garantir que o resultado final seja efetivo.

Com os doces que a equipe trabalharia definidos, a próxima etapa do projeto era realizar o mapeamento dos processos. O mapeamento ocorreu com visitas à empresa, entrevistas com os funcionários da fábrica, observação do processo e o registro escrito desses. Durou cerca de duas semanas os mapeamentos, registrando o processo em um software de mapeamento de processos e sempre validando este com os funcionários da empresa.

Com o processo mapeado, era necessária a coleta do tempo de produção dos doces. É o período que engloba desde o início de preparo de um produto até o seu término, na saída para ser estocado ou diretamente enviado para o cliente. Nesse estágio do projeto, o cliente apresentou um problema que não foi previsto. Quando a equipe do projeto recolheu os tempos, foram feitas diversas demissões e compras de novas máquinas. Com isso, essa parte ocupou mais tempo do que o previsto, causando o retrabalho da equipe para recolher o tempo dos novos funcionários e a análise do novo maquinário. Essa etapa foi muito importante, pois foi necessária a coleta dos tempos de cada atividade do processo para a simulação. Na simulação, para ser usado como entrada do processo, são necessárias entidades, onde foram colocados todos os doces produzidos em uma panela com peso médio de 6,6 kg. Essa relação foi deduzida dividindo o peso de uma panela, pelo peso médio de uma unidade do doce. A partir daí, por meio da demanda, foi analisada a porcentagem de massa enviada para cada doce. Por fim, descobrindo o número exato de entidades necessárias para a simulação. Essa medição, levou uma grande parte do tempo do projeto, medindo o tempo usando um marcador de tempo padrão, evitando ao máximo erro de medições, e era feito conforme o doce era produzido, logo, dependia dos pedidos feitos na empresa. Os pedidos do dia e da semana determinavam como seria a coleta da eequipe, havendo dias de trabalho mais eficazes do que outros.

Finalmente, há insumo suficiente para realizar uma simulação de sistema. Simulação é uma técnica tradicional da Pesquisa Operacional, é a criação de uma experimentação de um modelo real, possibilitando fazer uma análise do projeto e das operações de sistemas complexos mais prática e rápida. Utilizando um software específico, foram adicionados os dados coleados durante o processo e simulada a rotina de produção dos principais produtos. Foi possível fazer uma simulação da situação atual da empresa e adaptação para quaisquer mudanças que fossem necessárias para uma situação futura desejada. O próprio software fornecia relatórios descritivos da simulação e com isso a empresa poderia planejar e controlar sua produção, analisar os dados fornecidos, identificar processos críticos e gargalos e realizar novas simulações para testar novas ações para o negócio. Estava concluída assim a entrega do espelho de produção. 

Conclusão

O projeto descrito acima teve êxito em todos os sentidos, desde objetivos identificados na demanda, como o espelho da produção (quantos doces a empresa consegue produzir), quanto um maior conhecimento da produção em outros âmbitos, como a análise dos funcionários mais rápidos em suas atividades e identificação de atividades que geram filas (atrasos na produção). Durante a execução do mesmo, foram identificadas inúmeras dificuldades que conseguiram ser contornadas, como o problema de comunicação entre o patrocinador e a equipe do projeto, quando não foram anunciadas as mudanças de máquinas e funcionários da empresa contratante e a falta de informação inicial para a preparação da equipe. Uma das grandes vantagens destes problemas foi um novo objetivo desenvolvido pela equipe durante o projeto, a necessidade de mostrar a viabilidade e ganhos de uma nova máquina na produção em comparação com a produção manual dos funcionários.

 

Como a equipe teve um mês de preparação e capacitação antes do projeto, muitos problemas conseguiram ser resolvidos pelos próprios membros. Sem um professor orientador oficial do projeto, muitos questionamentos surgiram e a equipe teve que lidar sozinha e da melhor forma possível ao início. Logo após este período, um professor contribuidor da empresa júnior, possibilitou duas reuniões para a resolução de problemas mais urgentes. Por fim, a equipe conseguiu com que a entrega do projeto fosse validada por um profissional com conhecimento sobre o software e sobre a metodologia aplicada.

 

Podemos assim, concluir que o projeto foi terminado com sucesso e com a aprovação máxima do cliente. Com a capacidade de adaptação da equipe a imprevistos e a proximidade com o chão de fábrica da empresa, o projeto teve aceitação máxima e demonstrou abertura à novas propostas com o patrocinador. Ao final, tivemos duas lições aprendidas, a primeira foi a extrema necessidade de um contato do gerente da equipe com o patrocinador, buscando a maior transparência de quaisquer mudanças e estratégias da empresa contratante que possam influenciar no escopo e no trabalho da equipe do projeto. Com isso, evitando retrabalhos e problemas de sobrecarga no cronograma. E a segunda lição aprendida foi a necessidade de um contrato com um professor orientador ou um profissonal na área antes do início do projeto, com isso, pode-se desenvolver um trabalho melhor, pelo valor agregado da visão de alguém com a experiência devida nesse tipo de projeto, e com a validação de um profissional experiente na área. 

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