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Case Chipre

Mapeamento de Processos como insumo para uma consultoria em gestão do conhecimento.

Introdução

O projeto nasceu da necessidade do mapeamento de dois processos já pré-definidos pelo cliente. Foram mapeados os processos de contabilidade e recursos humanos. É válido destacar que o foco do mapeamento eram as saídas de documentos em cada atividade, visto que o serviço se tratava de uma terceirização. Portanto, para o cliente cumprir com suas atividades, era necessário ter determinados processos mapeados.

Os setores (contabilidade e recursos humanos) nos quais os processos foram mapeados possuíam juntos cerca de 20 funcionários. A empresa em questão está no mercado há 15 anos e atua no ramo de construção civil.

A metodologia utilizada para o mapeamento dos processos será detalhada no desenvolvimento desde case. 

Desenvolvimento

O projeto Chipre durou cerca de vinte e cinco dias úteis, com um escopo inicial de mapeamento dos processos de duas áreas de uma empresa.

Como dito acima, o projeto consistia em uma terceirização da solução de mapeamento de processos. O contratante solicitou o projeto para que as entregas dele servissem como insumo para sua consultoria. A empresa contratante atua na área de organização da informação e utiliza o mapeamento de processos para levantar todos os arquivos inerentes ao processo. Uma vez levantados, esses arquivos são categorizados, organizados e armazenados.

O projeto teve como escopo inicial o mapeamento da área de contabilidade e recursos humanos de uma empresa de empreendimentos. Foi utilizada a seguinte metodologia para o desenho dos processos:

  • Entrevista com o dono do processo para o levantamento de informações relevantes ao desenho do processo;

  • Todas as informações dessa entrevista eram registradas e interpretadas;

  • Com as informações registradas, tudo era transferido para o software de mapeamento de processos em forma de fluxograma;

  • Com o mapa inicial do processo já feito, acontecia uma reunião de validação com a mesma pessoa da primeira entrevista.

Todos os processos foram mapeados seguindo essa metodologia.

O grande diferencial do mapeamento era em relação ao seu foco, o cliente não estava interessado no desenho do processo em si, mas sim nas saídas de cada atividade, ou seja, nos out-puts de cada etapa do processo. Como o mapeamento iria servir de insumo para a consultoria do cliente, o importante era deixar claro no processo quais documentos estavam sendo gerados, se era necessário imprimir, onde armazenar e quanto tempo guardar. Essas informações eram essenciais para suprir as expectativas do cliente.

Como dito anteriormente, o escopo inicial do projeto consistia no mapeamento de dos processos de duas áreas de uma empresa de empreendimentos, entretanto, quando a equipe foi ao local para começar os trabalhos, foi constatado que havia mais de um processo em cada área. Isso vai de encontro com o que foi negociado, acarretando em uma carga de trabalho maior, prejudicando assim o cumprimento do cronograma.

Tendo em vista esse maior número de processos a serem mapeados, foi elaborado um termo de extensão do projeto, aumentando o cronograma do projeto em 10 dias úteis. Esse termo é anexado ao contrato juntamente com todos os documentos do projeto.

Conclusão

Ao final do projeto, foram entregues 14 processos mapeados, sendo três deles pertencentes à contabilidade e o restante pertencente à área de recursos humanos. Além dos processos mapeados, foram entregues também textos apontando todas as atividades que tinham saídas de arquivos ao longo do processo. Nesse texto, todos os arquivos foram destacados, detalhados e explicados, com intuito de deixar o mais claro possível qual era o papel daquele determinado arquivo para o processo, se ele era impresso, ou onde seria armazenado. Essa descrição foi feita para todos os processos que havia algum tipo de arquivo relacionado a ele.

É possível afirmar que, apesar da mudança na quantidade de processos a serem mapeados, o projeto foi um sucesso e a equipe conseguiu, por meio das entregas, satisfazer completamente as expectativas do cliente.

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